Privacyverklaring – KaizenWise
Bij KaizenWise (eenmanszaak van Wim Depotter, KBO 1043.165.219, gevestigd te Diksmuidestraat 30, 8433 Middelkerke, België) hechten we veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en welke rechten u heeft volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). U kunt ons bereiken via info@kaizenwise.be.
1. Wie zijn wij?
KaizenWise is een Belgische eenmanszaak van Wim Depotter. Wij ondersteunen organisaties in het uitbouwen van een cultuur van continue verbetering via:
- Lean Manufacturing en Kaizen
- Consultancy en advies
- Coaching (individueel en in team)
- Opleidingen en trainingen
- Workshops en verbetertrajecten
- Webinars en online sessies
Onze diensten richten zich voornamelijk op productiebedrijven en organisaties die hun processen, samenwerking en resultaten duurzaam willen verbeteren.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Afhankelijk van uw relatie met KaizenWise (prospect, klant, deelnemer, leverancier, partner) kunnen wij volgende persoonsgegevens verwerken:
- Naam en voornaam
- Bedrijfsnaam
- Functie
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Adresgegevens (facturatieadres, eventueel leverings- of vestigingsadres)
- Facturatiegegevens (bedrag, betaalgegevens, referenties)
- BTW-nummer
- Projectinformatie (beschrijving van de opdracht, context, doelstellingen, planning, betrokken personen)
- Opleidingsgegevens (deelname aan opleidingen, workshops en webinars, aanwezigheidslijsten, evaluaties)
- Communicatiegegevens (e-mails, notities van gesprekken, feedback, verslagen van overlegmomenten)
We verzamelen deze gegevens wanneer u ons contactformulier invult of ons rechtstreeks contacteert (e-mail, telefoon, LinkedIn, …), een offerte aanvraagt, een opdracht of project met ons opstart, zich inschrijft voor een opleiding, workshop of webinar, of ons uw gegevens bezorgt in het kader van een samenwerking.
3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor volgende, duidelijk omschreven doeleinden:
- Opmaak van offertes: om uw vraag te begrijpen, een passend voorstel uit te werken en u een correcte offerte te bezorgen.
- Klantenbeheer: om onze klantenadministratie bij te houden, contactgegevens up-to-date te houden en u te kunnen contacteren.
- Uitvoering van consultancyopdrachten: om analyses, verbetertrajecten, coaching en advies op maat te kunnen uitvoeren binnen uw organisatie.
- Opleidingen en workshops: om deelnemers in te schrijven, aanwezigheden te registreren, opleidingsmateriaal te bezorgen en opvolging te doen.
- Projectopvolging: om afspraken, voortgang, resultaten en acties binnen projecten te documenteren en op te volgen.
- Facturatie: om facturen op te maken, te versturen en betalingen op te volgen.
- Boekhouding: om te voldoen aan de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
- Communicatie: om uw vragen te beantwoorden, praktische informatie te bezorgen, feedback te vragen en u op de hoogte te houden van relevante informatie in het kader van lopende of recente opdrachten.
- Wettelijke verplichtingen: om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bv. fiscale wetgeving, boekhoudwetgeving, GDPR).
Wij verwerken uw gegevens steeds op basis van een wettelijke grondslag, zoals de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting of uw toestemming.
4. Met wie delen wij gegevens?
Uw persoonsgegevens worden enkel gedeeld met derden wanneer dat noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit kan onder meer gaan om:
- Boekhouder: voor de verwerking van facturen en de wettelijke boekhouding.
- IT-dienstverleners: voor het beheer en onderhoud van onze IT-infrastructuur, e-mail en beveiliging.
- Cloud- en softwareleveranciers: voor de veilige opslag van documenten, e-mails, agenda’s, projectinformatie en opleidingsgegevens (bijvoorbeeld cloudopslag, CRM, boekhoudsoftware, webinarplatformen).
- Overheidsinstanties: indien en voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bv. fiscus, sociale inspectie, gerechtelijke instanties).
Met deze partijen worden waar nodig verwerkersovereenkomsten afgesloten om uw gegevens te beschermen volgens de GDPR. Uw gegevens worden nooit verkocht aan derden.
5. Bewaartermijnen
KaizenWise bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of zolang als wettelijk vereist.
Bewaartermijnen:
- Prospectgegevens: 3 jaar na het laatste contact
- Klantgegevens: 10 jaar na beëindiging van de samenwerking
- Facturen en boekhoudkundige documenten: 10 jaar
- Projectdossiers: 10 jaar
- Gegevens van deelnemers aan opleidingen en workshops: 5 jaar
Na afloop van deze termijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn oplegt.
6. Vertrouwelijke bedrijfsinformatie
Tijdens consultancyopdrachten, analyses, opleidingen en verbeterprojecten kan KaizenWise toegang krijgen tot vertrouwelijke bedrijfsinformatie zoals productiegegevens, KPI’s, lay-outs, foto’s, technische documentatie, werkmethodes en andere bedrijfsgevoelige informatie.
Deze informatie wordt:
- uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de opdracht;
- niet gedeeld met derden zonder toestemming;
- niet gebruikt voor commerciële doeleinden zonder voorafgaande toestemming;
- beschermd overeenkomstig de geldende wetgeving, de GDPR-regelgeving en eventuele geheimhoudingsovereenkomsten (NDA's).
KaizenWise behandelt alle bedrijfsinformatie met de grootste zorg en vertrouwelijkheid.
7. Foto's en beeldmateriaal
Tijdens opleidingen, workshops of projecten kunnen foto's of beeldmateriaal worden gemaakt voor documentatie- of rapporteringsdoeleinden.
Wanneer personen herkenbaar in beeld komen, worden foto's uitsluitend gebruikt na voorafgaande toestemming van de betrokken persoon.
Publicatie op de website, sociale media of marketingmateriaal gebeurt enkel met expliciete toestemming.
8. Uw rechten
U beschikt over verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U heeft het recht om:
- uw persoonsgegevens in te kijken;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- persoonsgegevens te laten verwijderen;
- de verwerking van gegevens te beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- uw gegevens op te vragen en over te dragen.
Verzoeken kunnen worden gericht aan info@kaizenwise.be. KaizenWise zal verzoeken behandelen overeenkomstig de geldende GDPR-wetgeving.
9. Klachten
Indien u van mening bent dat KaizenWise uw persoonsgegevens niet correct verwerkt, kunt u contact opnemen via info@kaizenwise.be.
U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
10. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
KaizenWise behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen wanneer wettelijke, organisatorische of operationele wijzigingen dit vereisen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op de website van KaizenWise.